Co jsou to prohlášení o chybějících účtenkách?
Prohlášení o ztracených účtencích se používají k potvrzení firemních výdajů, když je původní účtenka ztracená nebo není k dispozici. Slouží jako interní záznamy pro účetní a schvalovací procesy vaší společnosti, ale místní daňové orgány je nemusí akceptovat jako platný důkaz o výdajích.
Jak funguje funkce s prohlášením o chybějícím dokladu
Když je tato funkce povolená, členové týmu nemohou odeslat výdaje bez účtenky. Když vyberou možnost „Bez účtenky“, systém je navede k vyhledání náhradního dokladu, například duplikátu faktury od prodejce nebo e-mailu s online potvrzením.
Pokud nemají žádné účtenky, členové týmu uvidí výzvu k vytvoření a podepsání prohlášení. Musí v něm popsat, co si pořídili, a důvod, proč účtenka chybí.
PDFy prohlášení jsou automaticky opatřeny ePečetí, která zaručuje pravost a nedotknutelnost původu a obsahu dokumentů po jejich vytvoření.
Jak povolit funkci pro prohlášení o chybějícím dokladu
Chcete-li tuto funkci povolit, potřebujete oprávnění Spravovat výdaje. Pokud toto oprávnění máte:
- Klikněte na svůj profil
- Klikněte na „Nastavení“ (možná bude potřeba posunout se níže)
- Klikněte na „Produkty“
- Vyberte „Výdaje“
- Klikněte na „Povinná pole“
- Vyberte „Vyžadovat účtenku“ a poté zapněte „Prohlášení o chybějící účtence“
Výjimky
Výdaje na poplatky a pojistné události za ujeté kilometry nepodléhají prohlášení o chybějící účtence a lze je odeslat bez účtenky.