Hvad er erklæringer om manglende kvitteringer?
En erklæring om en manglende kvittering bruges til at bekræfte forretningsudgifter, når den originale kvittering er mistet eller ikke kan findes. Erklæringen er et internt bilag til din virksomheds regnskab og godkendelsesproces, men det kan ikke garanteres, at den lokale skattemyndighed vil acceptere erklæringen som et gyldigt bevis.
Sådan fungerer funktionen 'Erklæring om manglende kvittering'
Når funktionen er aktiveret, kan medarbejdere ikke indsende udgifter uden en kvittering. Når de vælger 'Ingen kvittering', bliver de guidet til at finde sekundær dokumentation, såsom en kopi af en faktura fra forhandleren eller en online bekræftelsesmail.
Hvis kunden ikke har en kvittering, vil medarbejderen blive bedt om at oprette og underskrive en erklæring. Medarbejderen skal beskrive, hvad han eller hun har købt, og hvorfor kvitteringen mangler.
Erklæringer i PDF-format bliver automatisk forsynet med et e-seal, som garanterer dokumentets ægthed og oprindelse samt indholdets integritet, efter at det er blevet oprettet.
Sådan aktiverer du funktionen 'Erklæring om manglende kvittering'
Du skal have tilladelse til at administrere udgifter for at aktivere det. Hvis du har denne tilladelse, skal du gøre følgende:
- Klik på din profil
- Klik på 'Indstillinger' (du skal muligvis rulle ned)
- Klik på 'Produkter'
- Vælg 'Udgifter'
- Klik på 'Obligatoriske felter'
- Vælg 'Kræv kvittering', og slå derefter 'Erklæring om manglende kvittering' til
Undtagelser
Udgifter til gebyrer og kilometergodtgørelse er ikke omfattet af erklæring om manglende kvittering og kan indsendes uden en kvittering.