Hvad er erklæringer om manglende kvitteringer?
En erklæring om en manglende kvittering bruges til at bekræfte forretningsudgifter, når den originale kvittering er mistet eller ikke kan findes. Erklæringen er et internt bilag til din virksomheds regnskab og godkendelsesproces, men det kan ikke garanteres, at den lokale skattemyndighed vil acceptere erklæringen som et gyldigt bevis.
Sådan fungerer funktionen 'Erklæring om manglende kvittering'
Når funktionen er aktiveret, kan medarbejderne ikke indsende en udgift uden en kvittering. Hvis de vælger 'Ingen kvittering', bliver de bedt om at lede efter sekundær dokumentation, f.eks. en faktura mere fra forhandleren eller en bekræftelse pr. e-mail.
Hvis kunden ikke har en kvittering, vil medarbejderen blive bedt om at oprette og underskrive en erklæring. Medarbejderen skal beskrive, hvad han eller hun har købt, og hvorfor kvitteringen mangler.
Erklæringer i PDF-format bliver automatisk forsynet med et e-seal, som garanterer dokumentets ægthed og oprindelse samt indholdets integritet, efter at det er blevet oprettet.
Sådan aktiverer du funktionen 'Erklæring om manglende kvittering'
Du skal have tilladelse til at administrere udgifter for at aktivere det. Hvis du har denne tilladelse, skal du gøre følgende:
- Gå til indstillinger for Udgifter.
- Klik på 'Obligatoriske felter'
- Vælg 'Kræv en kvittering', og slå derefter 'Erklæring om manglende kvittering' til.
Undtagelser
Gebyrer og kørselsgodtgørelse er ikke omfattet af erklæringen om manglende kvittering og kan derfor indsendes uden en kvittering.