Was sind Erklärungen für fehlende Belege?
Erklärungen zu fehlenden Belegen dienen dazu, Geschäftsausgaben zu bestätigen, wenn der ursprüngliche Beleg verloren gegangen oder nicht verfügbar ist. Sie dienen als interne Aufzeichnung für deine buchhalterischen Prozesse und Freigabeprozesse in deinem Unternehmen, werden jedoch von den lokalen Steuerbehörden möglicherweise nicht als gültiger Nachweis für Ausgaben akzeptiert.
So funktioniert die Funktion für die Erklärung über fehlende Belege
Wenn die Funktion aktiviert ist, können Teammitglieder keine Ausgaben ohne einen Beleg einreichen. Wenn sie „kein Beleg“ auswählen, werden sie angeleitet, nach sekundären Nachweisen zu suchen, wie zum Beispiel eine doppelte Rechnung vom Händler oder eine Bestätigung per E-Mail.
Wenn sie keinen Beleg haben, werden die Teammitglieder aufgefordert, eine Erklärung in ihrem Namen zu erstellen und zu unterschreiben. Sie müssen beschreiben, was sie gekauft haben, und den Grund für den fehlenden Beleg angeben.
Erklärungen als PDF werden automatisch mit eSeal versehen. Dies garantiert die Authentizität und Integrität des Dokuments hinsichtlich Herkunft und Inhalt nach dessen Erstellung.
So aktivierst du die Funktion für die Erklärung über fehlende Belege
Um diese Funktion zu aktivieren, benötigst du die Berechtigung Ausgaben verwalten. Wenn du diese Berechtigung hast:
- Gehe zu den Einstellungen für Ausgaben
- Klicke auf „Erforderliche Felder“
- Wähle „Beleg erforderlich“ und aktiviere dann „Erklärung zu fehlenden Belegen“
Ausnahmen
Aufwendungen für Gebühren und Kilometerpauschalen sind nicht Gegenstand der Erklärung für fehlende Belege und können ohne Beleg eingereicht werden.