So erstattest du Ausgaben aus eigener Tasche
Ansprüche einreichen und genehmigen
Mit der Berechtigung „Enrolled in Expenses“ können Teammitglieder Erstattungsanfragen und Kilometerpauschalen einreichen. Nach dem Einreichen durchlaufen Ansprüche vor der Auszahlung die Genehmigungsprozesse deines Unternehmens.
Nach dem Einreichen und allen erforderlichen Genehmigungen wechseln Ansprüche in den Status „Pending reimbursement“. Von dort aus können Finanzmanager die Zahlungen an Mitarbeitende direkt in Revolut Business prüfen und ausführen.
Direkte Erstattung über Revolut Business
Wenn du die Zahlung per Überweisung/ Transfer direkt von deinem Revolut Business Geschäftskonto ausführst, bleibt dein Ausgaben-Management nahtlos und schnell – alles auf einer einzigen Plattform, ohne externe Datenübertragungen oder Medienbrüche.
Finanzmanager können Mitarbeitende direkt bezahlen, indem sie bei ausstehenden Ansprüchen „Create bill“ auswählen. Dadurch wird automatisch eine Überweisung mit den vom Mitarbeitenden eingereichten Bankdaten erstellt. Für „Create bill“ sind die Berechtigungen „Send Money“ und „Bills Manage“ erforderlich.
Um Zeit zu sparen, können Finanzmanager mehrere ausstehende Erstattungsanfragen und Kilometerpauschalen desselben Mitarbeitenden auswählen und sie für eine einheitliche Zahlungsabwicklung in einer einzigen Rechnung zusammenfassen. Belege werden zu einer einzigen PDF zusammengeführt (bis zu 3 JPG und PDF pro Erstattung, PNG-Belege ausgeschlossen).
Offline bezahlen
Wenn du Ansprüche lieber außerhalb von Revolut Business begleichen möchtest (z. B. über die Gehaltsabrechnung), wähle „Mark as completed“. Dadurch wird der Status aktualisiert, ohne eine Überweisung von deinem Revolut Kontostand auszulösen.
Abschluss und Integration in die Buchhaltung
Sobald eine Erstattung per Überweisung/ Transfer verarbeitet oder als abgeschlossen markiert wurde, ändert sich ihr Status zu „Completed“. Damit wird bestätigt, dass der Kontostand vollständig ausgeglichen wurde.
Wenn verbunden, werden abgeschlossene Erstattungen oder Rechnungen automatisch in deine verbundene Buchhaltungssoftware (z. B. Xero, QuickBooks) exportiert, damit deine Ausgaben-Ledger / Hauptbücher korrekt und abgestimmt bleiben.