Versehentliche oder nicht den Richtlinien entsprechende Käufe
Wie Kartenrückzahlungen funktionieren
Wenn versehentlich eine persönliche oder nicht den Richtlinien entsprechende Zahlung getätigt wird, müssen die Karteninhaber*innen das Unternehmen zurückzahlen.
Expenses bietet einen In-App-Ablauf für Karteninhaber*innen, um Überweisungen zurück auf das Geschäftskonto zu tätigen. Solche Ausgaben können auch von Admins als zurückgezahlt markiert werden, zum Beispiel bei Abwicklung über die Gehaltsabrechnung.
Der Rückzahlungsablauf gilt nur für Kartenzahlungen und Bargeldauszahlungen am Geldautomaten.
Wie du einen Geschäftskredit
Um eine versehentliche Kartentransaktion zurückzuzahlen:
- Klicke auf die Transaktion
- Klicke auf die 3 Punkte oben rechts
- Klicke auf „Ausgabe erstatten“
- Gib den Betrag ein, der erstattet werden soll (dies kann der volle Betrag oder ein teilweiser Betrag sein, wenn nur einige der Artikel nicht den Richtlinien entsprechen)
- Gib einen Grund für diese Rückzahlung an und bestätige
Die Kontodaten für das Geschäftskonto und der Betrag für die Überweisung werden angezeigt.
Verwaltung der Rückzahlungen an Teammitglieder
- Wenn Kartenausgaben auf „Info erforderlich“ oder „Abgelehnt“ stehen, können Admins den Prozess für die Rückzahlung direkt einleiten. Sie klicken dafür auf die 3 Punkte oben rechts und dann auf „Rückzahlung anfordern“.
- Wenn Kartenausgaben auf „Ausstehende Prüfung“ stehen, können die Prüfenden bei Ablehnung der Ausgabe direkt um Rückzahlung bitten.
Sobald die Ausgabe auf „Rückzahlung ausstehend“ steht, durchsucht unsere KI deine eingehenden Transaktionen und schlägt eine Übereinstimmung vor, wenn sie eine relevante findet. Admins können die relevante Rückzahlung bestätigen oder manuell auswählen, oder einfach einen Grund angeben, warum keine Zahlung verknüpft werden soll.
Sobald die Ausgabe auf „Erstattet“ steht, kann sie entweder über CSV/PDF oder über die Integration in die Buchhaltungssoftware exportiert werden.