Τι είναι οι δηλώσεις για αποδείξεις που λείπουν;
Οι δηλώσεις απωλειαμένων αποδείξεων χρησιμοποιούνται για την επιβεβαίωση επαγγελματικών δαπανών όταν η αρχική απόδειξη χάνεται ή δεν είναι διαθέσιμη. Αποτελούν την εσωτερική καταγραφή για τις διαδικασίες λογιστικής και έγκρισης της εταιρείας σας, αλλά ενδέχεται να μην γίνονται δεκτές από τις τοπικές φορολογικές αρχές ως έγκυρη απόδειξη δαπανών.
Πώς λειτουργεί η λειτουργία δήλωσης αποδείξεων που λείπουν
Όταν η λειτουργία είναι ενεργοποιημένη, τα μέλη της ομάδας δεν μπορούν να υποβάλλουν δαπάνες χωρίς απόδειξη. Όταν επιλέγουν «Χωρίς απόδειξη», καθοδηγούνται να αναζητήσουν δευτερεύον αποδεικτικό στοιχείο, όπως ένα αντίγραφο τιμολογίου από τον έμπορο ή ένα email επιβεβαίωσης online.
Εάν δεν υπάρχει κάποιο έγγραφο, τα μέλη της ομάδας θα βλέπουν μια προτροπή για να δημιουργήσουν και να υπογράψουν μια δήλωση με το όνομά τους. Πρέπει να περιγράψουν τι αγόρασαν και τον λόγο που λείπει η απόδειξη.
Τα PDF δήλωσης επικυρώνονται αυτόματα με ηλεκτρονικό σφραγισμό, πράγμα που εγγυάται τη γνησιότητα και την ακεραιότητα της προέλευσης και του περιεχομένου των εγγράφων μετά τη δημιουργία τους.
Πώς να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία δήλωσης απωλειαμένης απόδειξης
Για να το ενεργοποιήσετε, χρειάζεστε την άδεια Διαχείρισης Δαπανών. Εάν έχετε αυτή την άδεια:
- Πατήστε στο προφίλ σας
- Πατήστε «Ρυθμίσεις» (ίσως χρειαστεί να κάνετε κύλιση προς τα κάτω)
- Πατήστε «Προϊόντα»
- Επιλέξτε «Δαπάνες»
- Πατήστε «Υποχρεωτικά πεδία»
- Επιλέξτε «Απαιτείται απόδειξη» και, στη συνέχεια, ενεργοποιήστε τη «Δήλωση απουσίας απόδειξης»
Εξαιρέσεις
Οι δαπάνες χρεώσεων και οι αξιώσεις χιλιομετρικής αποζημίωσης δεν υπόκεινται σε δήλωση απουσίας απόδειξης και μπορούν να υποβληθούν χωρίς απόδειξη.