Τι είναι οι δηλώσεις για αποδείξεις που λείπουν;
Οι δηλώσεις απωλειαμένων αποδείξεων χρησιμοποιούνται για την επιβεβαίωση επαγγελματικών δαπανών όταν η αρχική απόδειξη χάνεται ή δεν είναι διαθέσιμη. Αποτελούν την εσωτερική καταγραφή για τις διαδικασίες λογιστικής και έγκρισης της εταιρείας σας, αλλά ενδέχεται να μην γίνονται δεκτές από τις τοπικές φορολογικές αρχές ως έγκυρη απόδειξη δαπανών.
Πώς λειτουργεί η λειτουργία δήλωσης αποδείξεων που λείπουν
Όταν η λειτουργία είναι ενεργοποιημένη, τα μέλη της ομάδας δεν μπορούν να υποβάλουν δαπάνες χωρίς απόδειξη. Όταν επιλέγουν «Χωρίς απόδειξη», καθοδηγούνται να αναζητήσουν δευτερεύουσα απόδειξη, όπως ένα αντίγραφο του τιμολογίου από τον έμπορο ή ένα email επιβεβαίωσης από το διαδίκτυο.
Εάν δεν υπάρχει κάποιο έγγραφο, τα μέλη της ομάδας θα βλέπουν μια προτροπή για να δημιουργήσουν και να υπογράψουν μια δήλωση με το όνομά τους. Πρέπει να περιγράψουν τι αγόρασαν και τον λόγο που λείπει η απόδειξη.
Τα PDF δήλωσης επικυρώνονται αυτόματα με ηλεκτρονικό σφραγισμό, πράγμα που εγγυάται τη γνησιότητα και την ακεραιότητα της προέλευσης και του περιεχομένου των εγγράφων μετά τη δημιουργία τους.
Πώς να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία δήλωσης απωλειαμένης απόδειξης
Για να το ενεργοποιήσετε, χρειάζεστε την άδεια Διαχείρισης Δαπανών. Εάν έχετε αυτή την άδεια:
- Μετάβαση σε Ρυθμίσεις δαπανών
- Πατήστε «Απαιτούμενα πεδία»
- Επιλέξτε «Απαιτείται απόδειξη» και στη συνέχεια ενεργοποιήστε «Δήλωση απόδειξης που λείπει»
Εξαιρέσεις
Οι δαπάνες προμηθειών και τα αιτήματα αξίωσης για τα χιλιόμετρα δεν υπόκεινται σε δήλωση απωλειας αποδειξης και μπορούν να υποβληθούν χωρίς απόδειξη.