¿Qué son las declaraciones de recibos perdidos?
Las declaraciones de recibos perdidos se usan para confirmar los gastos de la empresa cuando no se dispone del recibo original. Sirven como registro interno para los procesos de contabilidad y aprobación de tu empresa, pero es posible que las autoridades fiscales locales no las acepten como prueba de gasto válida.
Cómo funciona la funcionalidad de declaración de recibos desaparecidos
Cuando la funcionalidad está activada, los miembros del equipo no pueden enviar gastos sin un recibo. Si seleccionan "No hay recibo", la app les ayuda a buscar pruebas secundarias, como una factura duplicada del comercio o un email de confirmación online.
Si no tienen ninguno, a los miembros del equipo se les mostrará un mensaje para que creen y firmen una declaración a su nombre. Deben describir qué han comprado y el motivo de la ausencia del recibo.
Los PDF de las declaraciones se sellan automáticamente con un sello electrónico, lo que garantiza la autenticidad y la integridad del origen y el contenido de los documentos tras su creación.
Cómo habilitar la funcionalidad de declaración de recibos perdidos
Para habilitarlo, necesitas el permiso Gestionar gastos. Si ya lo tienes:
- Ve a Configuración de Gastos
- Pulsa «Campos obligatorios»
- Selecciona "Solicitar recibo" y activa "Declaración de recibo no recibido"
Excepciones
Los gastos de comisiones y las dietas por kilometraje no están sujetos a la declaración de recibo perdido y pueden presentarse sin un recibo.