Qu'est-ce que les déclarations de reçu manquant ?
Les déclarations de reçus manquants servent à confirmer les dépenses d'entreprise lorsque le reçu original est perdu ou n'est pas disponible. Elles font office de registre interne pour les processus de comptabilité et d'approbation de votre entreprise. Les déclarations ne peuvent pas être utilisées à des fins fiscales.
Fonctionnement de la fonctionnalité de déclaration de reçu manquant
Lorsque la fonctionnalité est activée, les membres d'équipe ne peuvent pas envoyer de dépenses sans reçu. Lorsqu'ils sélectionnent « Aucun reçu », ils sont invités à rechercher des justificatifs secondaires, comme une facture en double du commerçant ou un e-mail de confirmation en ligne.
Si un membre d'équipe n'a rien à déclarer, il verra une invite lui demandant de créer et de signer une déclaration en son nom. Il devra décrire ce qu'il a acheté et expliquer pourquoi il ne peut pas fournir de reçu.
Les PDF de déclarations sont automatiquement scellés électroniquement (eSealed), ce qui garantit l'authenticité et l'intégrité de l'origine et du contenu des documents après leur création.
Comment activer la fonctionnalité de déclaration de reçu manquant
Pour l'activer, vous devez disposer de l'autorisation Gérer les dépenses. Si vous avez cette autorisation :
- Cliquez sur votre profil
- Cliquez sur Paramètres (vous devrez peut-être faire défiler vers le bas)
- Cliquez sur Produits
- Sélectionnez Dépenses
- Cliquez sur Champs obligatoires
- Sélectionnez « Exiger un reçu », puis activez « Déclaration de reçu manquant »
Exceptions
Les dépenses de frais et les demandes d'indemnisation de kilométrage ne sont pas soumises à la déclaration de reçu manquant et peuvent être envoyées sans reçu.