Réduire le risque de rétrofacturations
Vous pouvez réduire les risques de rétrofacturation en suivant les recommandations ci-dessous.
Fournissez des descriptions précises et définissez des attentes claires.
Les clients demandent souvent des rétrofacturations si le bien ou service pour lequel ils ont payé est différent de ce qu'ils reçoivent. Pour réduire la chance que cela se produise :
- Fournissez des descriptions détaillées des produits ou services et utilisez toujours des images fidèles
- Soyez clair sur les conditions générales, les politiques d'expédition et de retour, ainsi que les politiques de confidentialité
- Tenez vos clients informés régulièrement du statut de leur ordre
- Assurez-vous que les informations que vous fournissez aux clients sont claires et correspondent à votre nom commercial, afin que le client puisse reconnaître vos informations sur ses relevés
Enregistrez des documents et des registres
Tous les documents et échanges relatifs à une vente peuvent être utilisés comme preuves lors d'une rétrofacturation. Assurez-vous de tout conserver, y compris les factures, les documents d'expédition, les preuves de livraison, ainsi que tous les e-mails ou messages entre vous et vos clients.
Permettez à vos clients de vous contacter facilement
Les clients sont plus susceptibles de lancer une rétrofacturation s'ils ne parviennent pas à entrer en contact avec votre entreprise ou si personne ne leur répond. Renseigner clairement la manière dont les gens peuvent vous contacter et répondre rapidement peut aider à réduire le nombre de rétrofacturations lancées contre vous.
Vérifiez la provenance des transactions
Les personnes peuvent demander une rétrofacturation si leur carte a été volée ou clonée et utilisée pour acheter quelque chose chez votre entreprise. Il est toujours bon de vérifier si le pays d'émission de la carte correspond à l'adresse de livraison.
Si ces pays sont différents, il y a plus de risques que le client utilise une carte volée. Vous pouvez également vérifier sur Google Maps si les adresses de livraison renseignées sont valides.
Faites attention aux transactions inhabituelles
Faites attention aux transactions inhabituelles, comme plusieurs transactions consécutives de la part du même client ou des commandes provenant de pays dans lesquels vous ne vendez pas habituellement. Si vous remarquez quelque chose de suspect, examinez-le plus en détail avant de traiter la commande.