Processus d'approbation des demandes de cartes
Qu'est-ce que les processus d'approbation ?
Si vous avez un abonnement Grow, Scale ou Enterprise, vous pouvez mettre en place des processus d'approbation personnalisés pour approuver ou rejeter les demandes de vos membres d'équipe. Vous pouvez créer des processus d'approbation pour :
- Les demandes de cartes
- Les virements de fonds
- Les dépenses par carte
- Les demandes de remboursement
Processus d'approbation des demandes de cartes
Si cette option est activée, les membres d'équipe qui n'ont pas l'autorisation Gérer les cartes peuvent demander une nouvelle carte ou une augmentation de leur limite de dépenses.
Vous pouvez créer des processus d'approbation pour que les demandes de cartes ou d'augmentation des limites de dépenses soient d'abord validées par d'autres membres d'équipe.
Voici un exemple : vous pouvez définir un processus d'approbation pour que toute demande de carte possédant une limite de dépense de 100 £ par an doive être approuvée par un administrateur avant d'être validée. Pour les cartes dont la limite dépasse 1 000 £, soit 2 administrateurs, soit le propriétaire du compte devront ou devra l'approuver pour plus de sécurité.
Vous pouvez également rejeter automatiquement certaines demandes ou les désactiver complètement. Les processus d'approbation sont personnalisables de bout en bout.
Mettre en place des processus d'approbation pour les demandes de cartes
Les demandes de cartes ne peuvent être associées qu'à un seul processus qui nécessitera l'approbation du Propriétaire du compte. Pour le modifier :
- Assurez-vous d'abord d'avoir l'autorisation de Gérer les cartes.
- Allez dans Paramètres (icône d'engrenage en haut à droite via web, ou icône de profil en haut à gauche sur mobile).
- Accédez au sous-menu Processus d'approbation.
- Choisissez Demandes de cartes et sélectionnez le processus d'approbation actuel.
- Ajoutez une nouvelle règle ou modifiez une règle déjà existante.
- Saisissez le montant qui nécessite une approbation. Les demandes de limites de dépenses sont définies sur une base annuelle.
- Sélectionnez s'il doit être automatiquement rejeté ou examiné par des approbateurs spécifiques (membres d'équipe, rôles spécifiques ou le responsable du demandeur).
- Sélectionnez le nombre d'approbations nécessaires.
- Pour créer une autre étape avec de nouveaux approbateurs, cliquez sur Ajouter et sélectionnez des individus.
- Pour ajouter des règles avec différents seuils, approbateurs et différentes étapes, répétez les étapes 5 à 9.
Notes importantes
- Les membres d'équipe ayant l'autorisation de Gérer les cartes n'auront pas besoin d'approbation pour créer ou modifier des cartes.
- Il ne peut y avoir qu'un seul processus d'approbation pour les demandes de cartes, qui s'appliquera à toutes par défaut.
- Vous pouvez désactiver les demandes de cartes depuis les Paramètres de la section Cartes, en désactivant l'option Demandes de cartes.
- Les demandes de cartes avec une limite de dépenses inférieure au montant spécifié seront traitées automatiquement.