Comment gérer les taux kilométriques
Les demandes d'indemnisation des frais kilométriques vous permettent de rembourser les déplacements professionnels de vos employés sur la base du coût du trajet selon la distance parcourue. Ce calcul couvre généralement des dépenses telles que le plein d'essence, l'usure du véhicule et les frais d'entretien de celui-ci.
Pour afficher et gérer les taux kilométriques applicables à votre compte, vous avez besoin de l'autorisation Gérer les Dépenses. Une fois cette autorisation obtenue, suivez ces étapes pour gérer les taux kilométriques :
- Accéder à Dépenses
- Cliquez sur Paramètres.
- Sous Processus d'envoi, cliquez sur Taux kilométriques.
Structure des taux kilométriques
- Les taux kilométriques sont configurés par pays, dans une devise et une unité de distance données (miles ou kilomètres).
- Vous pouvez définir une date de mise en application pour chaque taux, ce qui peut être utile si vous souhaitez ajuster les taux selon l'année calendaire pour tenir compte de l'inflation ou d'autres facteurs. En fonction de la date du voyage, la période de validité correspondante s'appliquera.
- Au sein de chaque période, vous pouvez définir des taux en fonction des tranches de distance parcourues au cours de l'exercice fiscal. Par exemple, vous pouvez définir un taux plus élevé pour les 5 000 premiers kilomètres, et un taux plus faible pour les tranches de distance supérieures.
Taux par défaut
Votre compte recense déjà les taux kilométriques recommandés pour les pays suivants :
Australie, France, Allemagne, Irlande, Pays-Bas, Espagne, Suisse, Royaume-Uni, États-Unis
- Vous pouvez les consulter en détail dans la section Taux kilométriques.
- Les taux par défaut ne peuvent ni être modifiés, ni être supprimés.
- Les administrateurs peuvent ajouter des taux personnalisés pour n'importe lequel de ces pays.
Comment créer des taux kilométriques personnalisés
Actuellement, vous ne pouvez gérer les taux kilométriques personnalisés que depuis nos applications Android et web. Pour ce faire :
- Dans les paramètres de Dépenses, rendez-vous dans Taux kilométriques.
- Sélectionnez un pays et cliquez sur Nouveau taux, ou cliquez sur Nouveau taux puis sélectionnez le pays.
- Saisissez un nom pour le taux et la devise. L'unité de distance est définie automatiquement en fonction du pays.
- Sélectionnez la date à partir de laquelle les membres d'équipe peuvent sélectionner le taux kilométrique.
- Définissez un taux unique ou plusieurs taux alignés sur différentes distances, puis enregistrez.