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En cas d'achat personnel accidentel ou non conforme à la politique de l'entreprise, les titulaires de carte doivent rembourser l'entreprise.

Expenses permet aux titulaires de carte d'effectuer des virements vers le compte Business directement dans l'application. Les administrateurs peuvent également marquer ces dépenses comme remboursées, par exemple si elles ont été gérées par une déduction sur la paie.

Le processus de remboursement ne s'applique qu'aux paiements par carte et aux retraits à des DAB.

Pour rembourser une transaction par carte accidentelle :

• Cliquez sur la transaction
• Cliquez sur les 3 points en haut à droite.
• Cliquez sur « Rembourser la dépense ».
• Saisissez le montant à rembourser (cela peut être le montant total ou un montant partiel si seuls certains des articles ne respectent pas les conditions).
• Indiquez la raison de ce remboursement et confirmez.

Les coordonnées du compte Business et le montant à virer s'afficheront.

• Lorsque les dépenses par carte sont marquées comme « Informations requises » ou « Rejetées », les administrateurs peuvent déclencher le processus de remboursement en cliquant sur les trois points en haut à droite, puis sur « Demander le remboursement ».
• Lorsqu'une dépense par carte est marquée comme étant En attente d'examen, les examinateurs peuvent demander le remboursement directement lorsqu'ils rejettent la dépense.

Une fois que la dépense est marquée comme « En attente de remboursement », notre IA analyse vos transactions entrantes et suggère une correspondance si elle en trouve une. Les administrateurs peuvent confirmer ou sélectionner manuellement le remboursement correspondant, ou simplement indiquer la raison pour laquelle aucun paiement n'a été lié.

Une fois la dépense marquée comme « Remboursée », elle peut être exportée, que ce soit via un fichier CSV/PDF ou via l'intégration d'un logiciel comptable.