Qu'est-ce que les déclarations de reçu manquant ?
Les déclarations de reçus manquants servent à confirmer les dépenses d'entreprise lorsque le reçu original est perdu ou indisponible. Elles font office d'enregistrement interne pour les processus de comptabilité et d'approbation de votre entreprise, mais peuvent ne pas être acceptées par les autorités fiscales locales en tant que justificatif de dépense valide.
Fonctionnement de la fonctionnalité de déclaration de reçu manquant
Lorsque la fonctionnalité est activée, les membres d'équipe ne peuvent pas envoyer de dépenses sans reçu. Lorsqu'ils sélectionnent « Pas de reçu », ils sont invités à chercher des preuves secondaires, comme une facture en double du commerçant ou un e-mail de confirmation en ligne.
S'ils ne disposent d'aucun justificatif, les membres d'équipe verront une demande de création et de signature d'une déclaration en leur nom. Ils devront décrire ce qu'ils ont acheté et expliquer pourquoi le reçu est manquant.
Les PDF de déclarations sont automatiquement scellés électroniquement (eSealed), ce qui garantit l'authenticité et l'intégrité de l'origine et du contenu des documents après leur création.
Comment activer la fonctionnalité de déclaration de reçu manquant
Pour l'activer, vous devez disposer de l'autorisation Gérer les dépenses. Si vous avez cette autorisation :
- Accéder aux paramètres de Dépenses
- Cliquez sur Champs obligatoires.
- Sélectionnez Exiger le reçu, puis activez Déclaration de reçu manquant.
Exceptions
Les dépenses de frais et les demandes de kilométrage ne sont pas concernées par la déclaration de reçu manquant et peuvent être envoyées sans reçu.