Cos'è una dichiarazione di ricevuta mancante?
Le dichiarazioni di ricevute mancanti vengono utilizzate per confermare le spese aziendali quando la ricevuta originale è andata persa o non è disponibile. Queste dichiarazioni costituiscono un'informativa interna per i processi di contabilità e approvazione dell'azienda, ma potrebbero non essere accettate dalle autorità fiscali locali come prova valida di una spesa.
Funzionamento della funzionalità "Dichiarazione di ricevuta mancante"
Quando la funzionalità è abilitata, i dipendenti non possono inviare spese senza una ricevuta. Quando selezionano "Nessuna ricevuta", vengono guidati a cercare prove secondarie, come una fattura duplicata dell'esercente o una conferma dell'ordine online.
Se non hanno dichiarazioni, i dipendenti vedranno un invito per crearne una e firmarla. Devono descrivere cosa hanno acquistato e il motivo per cui la ricevuta manca.
I PDF delle dichiarazioni sono sigillati elettronicamente in modo automatico, il che garantisce l'autenticità e l'integrità dell'origine e del contenuto dei documenti dopo la loro creazione.
Come faccio ad abilitare la funzionalità per dichiarare una ricevuta mancante?
Per abilitarla, hai bisogno dell'autorizzazione Gestione delle spese. Se disponi di questa autorizzazione:
- Vai alle Impostazioni delle spese
- Tocca "Campi obbligatori"
- Seleziona "Richiedi ricevuta" e poi attiva "Dichiarazione di ricevuta mancante".
Eccezioni:
Le commissioni e le richieste di rimborso chilometrico non sono soggette alla dichiarazione di ricevuta mancante e possono essere inviate senza ricevuta.