Acquisti accidentali o che non rientrano nella polizza
Come funzionano i rimborsi delle carte
Se un titolare della carta effettua accidentalmente un acquisto personale o che non rientra nelle policy aziendali, deve rimborsare l'azienda.
L'app Expenses prevede un flusso in-app per consentire ai titolari delle carte di effettuare pagamenti a favore del conto aziendale. Gli amministratori possono anche contrassegnare le spese come rimborsate, ad esempio se sono state gestite tramite una detrazione dalla busta paga.
Il flusso di rimborso è applicabile solo ai pagamenti con carta e ai prelievi in contanti.
Come rimborsare un'attività
Per rimborsare una transazione accidentale:
- Tocca la transazione
- Tocca le 3 ellissi in alto a destra
- Tocca "Rimborso spesa"
- Inserisci l'importo da rimborsare (può trattarsi dell'importo totale o di un importo parziale, se solo alcuni degli articoli sono fuori polizza)
- Fornisci un motivo per il rimborso
Verranno visualizzate le coordinate del conto aziendale e l'importo da inviare.
Gestione dei rimborsi ai dipendenti
- Quando per le spese con carta è richiesta la ricevuta o sono state rifiutate, gli amministratori possono avviare direttamente il processo di rimborso toccando i 3 punti in alto a destra, quindi "Richiedi rimborso".
- Quando le spese con carta sono in "Attesa di revisione", i revisori possono richiedere direttamente il rimborso quando rifiutano la spesa.
Una volta che la spesa è in attesa di rimborso, il nostro IA esamina le tue transazioni in entrata e suggerisce una corrispondenza se ne trova una pertinente. Gli amministratori possono confermare o selezionare manualmente il rimborso pertinente o semplicemente inserire un motivo per non collegare alcun pagamento.
Una volta che la spesa è stata "Rimborsata", è pronta per essere esportata tramite un file CSV o PDF o attraverso l'integrazione con un software di contabilità.