Hva er erklæringer om manglende kvittering?
Erklæringer om manglende kvittering brukes til å bekrefte forretningsutgifter når originalkvitteringen er mistet eller utilgjengelig. De fungerer som en intern registrering for regnskaps- og godkjenningsprosessene i bedriften din, men blir kanskje ikke akseptert av lokale skattemyndigheter som gyldig bevis på utgifter.
Slik fungerer funksjonen for erklæring om manglende kvittering
Når funksjonen er aktivert, kan ikke teammedlemmer sende inn utgifter uten en kvittering. Når de velger «Ingen kvittering», blir de veiledet til å se etter sekundær dokumentasjon, for eksempel en duplikatfaktura fra forhandleren eller en bekreftelses-e-post på nett.
Hvis de ikke har noe, blir teammedlemmer bedt om å opprette og signere en erklæring i sitt navn. De må beskrive hva de kjøpte og grunnen til at kvitteringen mangler.
Erklærings-PDF-er blir automatisk e-forseglet, noe som garanterer dokumentets opprinnelse og innholds autentisitet og integritet etter at de er opprettet.
Slik aktiverer du funksjonen for erklæring om manglende kvittering
For å aktivere den, trenger du tillatelsen Administrer utgifter. Hvis du har denne tillatelsen:
- Klikk på profilen din
- Klikk på «Innstillinger» (det kan hende du må bla ned)
- Klikk på «Produkter»
- Velg «Utgifter»
- Klikk på «Obligatoriske felt»
- Velg «Krev kvittering», og slå deretter på «Erklæring om manglende kvittering»
Unntak
Utgifter til gebyrer og kjøregodtgjørelseskrav omfattes ikke av erklæring om manglende kvittering og kan sendes inn uten kvittering.