Automatische kaartblokkeringsregels
Hoe werken de regels voor automatisch bevriezen van kaarten?
Regels voor automatisch blokkeren van kaarten zijn tijdslimieten die zijn ingesteld voor het indienen van uitgaven. Door een tijdslimiet voor automatisch blokkeren toe te voegen aan uitgaven, worden je teamleden aangemoedigd om georganiseerd te blijven en hun uitgaven op tijd in te dienen, waardoor je financiële team minder vaak achterstallige uitgaven hoeft na te jagen. Zodra de regel voor automatisch blokkeren is ingeschakeld:
- Kaarthouders hebben 7, 14 of 30 dagen de tijd om een uitgave in te dienen na een aankoop. Kaarthouders kunnen hun automatische blokkeerregel bekijken in de instellingen van hun kaart
- Kaarthouders ontvangen 24 uur voor hun deadline voor automatisch blokkeren een melding om hen eraan te herinneren hun uitgaven in te dienen
- Als een uitgave achterstallig wordt, wordt de kaarthouder ervan op de hoogte gebracht dat hun kaart is bevroren en dat betalingen worden geweigerd totdat ze hun achterstallige uitgaven indienen
- Zodra alle achterstallige uitgaven zijn ingediend, wordt de kaart automatisch gedeblokkeerd, tenzij een beheerder de kaart expliciet heeft vergrendeld
Stel automatische blokkeerregels in voor uitgaven
Je kunt auto-freeze toepassen op groepen kaarten via je uitgavenprogramma's, of individuele auto-freeze regels instellen voor afzonderlijke kaarten. Je hebt de machtiging 'Kaarten beheren' nodig om dit in te stellen.
- Ga naar Uitgavenprogramma's
- Selecteer een uitgavenprogramma of maak een nieuw programma aan
- Klik in de sectie 'Uitgaven' op 'Kaarten automatisch blokkeren' en stel een tijdslimiet in voor het automatisch blokkeren
Alle teamleden met kaarten toegewezen aan dit uitgavenprogramma, moeten nu hun uitgaven indienen binnen de door jou gekozen tijdslimiet. Anders wordt hun kaart bevroren.
Stel automatische blokkeerregels in voor individuele kaarten
- Ga naar Kaarten en selecteer een kaart
- Selecteer 'Instellingen'
- Klik onder 'Uitgaven' op 'Kaarten automatisch blokkeren' en stel een tijdslimiet in voor het automatisch blokkeren van je kaarten
Individuele kaarthouders moeten ook hun uitgaven binnen de termijn indienen om te voorkomen dat hun kaarten worden bevroren.