Wat zijn verklaringen voor ontbrekende betalingsbewijzen?
Verklaringen voor ontbrekende betalingsbewijzen worden gebruikt om zakelijke uitgaven te bevestigen wanneer het originele betalingsbewijs verloren is gegaan of niet beschikbaar is. Ze dienen als een intern verslag voor de boekhoudkundige en goedkeuringsprocessen van je bedrijf. Verklaringen kunnen niet worden gebruikt voor fiscale doeleinden.
Zo werkt de functie voor een verklaring voor een ontbrekend betalingsbewijs
Wanneer de functie is ingeschakeld, kunnen teamleden geen uitgaven indienen zonder betalingsbewijs. Wanneer ze 'Geen betalingsbewijs' selecteren, worden ze begeleid om te zoeken naar secundair bewijs, zoals een duplicaatfactuur van de handelaar of een online bevestigingsmail.
Als ze nog geen uitgaven hebben, zien teamleden een melding om een verklaring in hun naam te maken en te ondertekenen. Ze moeten beschrijven wat ze hebben gekocht en de reden voor het ontbrekende betalingsbewijs.
Verklaringen in PDF-formaat worden automatisch verzegeld met eSeal, wat de authenticiteit en integriteit van de oorsprong en inhoud van de documenten garandeert na hun aanmaak.
Zo schakel je de functie voor het verklaren van ontbrekende bonnetjes in
Om deze in te schakelen, heb je de machtiging 'Beheer Uitgaven' nodig. Als je deze machtiging hebt:
- Klik op jouw profiel
- Klik op 'Instellingen' (mogelijk moet je omlaag scrollen)
- Klik op 'Producten'
- Selecteer 'Uitgaven'
- Klik op 'Verplichte velden'
- Selecteer 'Betalingsbewijs vereist' en schakel vervolgens 'Verklaring ontbrekend betalingsbewijs' in
Uitzonderingen
Uitgaven voor kosten en kilometerdeclaraties vallen niet onder verklaringen voor ontbrekende betalingsbewijzen en kunnen zonder betalingsbewijs worden ingediend.