Co to są oświadczenia o braku paragonu?
Deklaracje braku paragonu służą do potwierdzenia wydatków firmowych w przypadku zgubienia lub braku możliwości uzyskania oryginalnego paragonu. Stanowią one wewnętrzną dokumentację wykorzystywaną w procesach rachunkowości i zatwierdzania w Twojej firmie, choć mogą nie zostać zaakceptowane przez lokalne organy podatkowe jako ważny dowód poniesionego wydatku.
Jak działa funkcja deklaracji braku paragonu?
Po włączeniu tej funkcji członkowie zespołu nie będą mogli przesłać wydatków bez paragonu. Po wybraniu opcji Nie mam paragonu zostaną skierowani do poszukiwania dowodów zastępczych, takich jak zduplikowana faktura od usługodawcy lub potwierdzenie zakupu otrzymane pocztą elektroniczną.
Jeśli nie mają nic do pokazania, członkowie zespołu zobaczą monit o utworzenie i podpisanie oświadczenia. Muszą w nim opisać, co kupili, oraz powód, dla którego nie mają paragonu.
Dokumenty PDF oświadczeń są automatycznie zabezpieczane elektroniczną pieczęcią (eSeal), co gwarantuje autentyczność i nienaruszalność pochodzenia oraz zawartości dokumentu po jego utworzeniu.
Jak włączyć funkcję deklaracji braku paragonu?
Aby ją włączyć, potrzebujesz uprawnienia Zarządzanie wydatkami. Jeśli je posiadasz:
- Przejdź do ustawień wydatków
- Kliknij opcję Wymagane pola
- Wybierz opcję Wymagaj paragonu, a następnie włącz deklarację braku paragonu.
Wyjątki
Za wydatki z tytułu opłat i roszczenia z tytułu przebytych kilometrów nie jest wymagana deklaracja braku paragonu i mogą one zostać zgłoszone bez paragonu.