O que são as declarações de recibo em falta?
As declarações de recibo em falta são utilizadas para confirmar despesas comerciais quando o recibo original está perdido ou indisponível. Servem como um registo interno para os processos de contabilidade e aprovação da sua empresa. As declarações não podem ser utilizadas para fins fiscais.
Como funciona a funcionalidade de declaração de recibo em falta
Quando a funcionalidade está ativada, os membros da equipa não podem submeter despesas sem um recibo. Quando selecionam "Sem recibo", são orientados a procurar provas secundárias, como uma fatura duplicada do comerciante ou um e-mail de confirmação online.
Se não tiverem nada, os membros da equipa verão um pedido para criar e assinar uma declaração em seu nome. Têm de descrever o que compraram e o motivo do recibo em falta.
Os PDFs de declaração são automaticamente selados eletronicamente, o que garante a autenticidade e integridade da origem e do conteúdo dos documentos após a sua criação.
Como ativar a funcionalidade de declaração de recibo em falta
Para ativá-la, precisa da permissão Gerir Despesas. Se tiver esta permissão:
- Clique no seu perfil
- Clique em "Definições" (pode ser necessário deslocar para baixo)
- Clique em "Produtos"
- Selecione "Despesas"
- Clique em "Campos necessários"
- Selecione "Exigir recibo" e, em seguida, ative "Declaração de recibo em falta"
Exceções
As despesas de comissões e as participações de quilometragem não estão sujeitas à declaração de recibo em falta e podem ser submetidas sem um recibo.