Čo sú prehlásenia o chýbajúcich účtenkách?
Vyhlásenia o chýbajúcich účtenkách sa používajú na potvrdenie podnikových výdavkov v prípadoch, keď je pôvodná účtenka stratená alebo nie je k dispozícii. Slúžia ako interný záznam pre účtovné a schvaľovacie procesy vašej firmy, ale miestne daňové úrady ich nemusia akceptovať ako platný dôkaz o výdavkoch.
Ako funguje funkcia pre vyhlásenie o chýbajúcom doklade
Keď je táto funkcia zapnutá, členovia tímu nemôžu odoslať výdavky bez účtenky. Keď vyberú možnosť „Nemám účtenku“, systém ich navedie, aby si vyhľadali náhradný dôkaz, napríklad duplikát faktúry od predajcu alebo e-mail s online potvrdením.
Ak nemajú nič, členovia tímu uvidia výzvu na vytvorenie a podpísanie prehlásenia v ich mene. Musia v ňom popísať, čo kúpili, a dôvod, prečo účtenka chýba.
PDF súbory s vyhláseniami sa automaticky opatrujú elektronickou pečaťou (eSeal), ktorá zaručuje pravosť a neporušenosť pôvodu a obsahu dokumentov po ich vytvorení.
Ako aktivovať funkciu na vyhlásenie o zabudnutej účtenke
Ak chcete túto funkciu povoliť, potrebujete oprávnenie na správu výdavkov. Ak toto oprávnenie máte:
- Kliknite na svoj profil
- Kliknite na „Nastavenia“ (možno bude potrebné posunúť sa nižšie)
- Kliknite na „Produkty“
- Vyberte „Výdavky“
- Kliknite na „Povinné polia“
- Vyberte možnosť „Vyžadovať účtenku“ a potom zapnite „Vyhlásenie o chýbajúcej účtenke“
Výnimky
Výdavky na poplatky a nároky na náhradu za najazdené kilometre nepodliehajú vyhláseniu o chýbajúcej účtenke a možno ich odoslať aj bez účtenky.