Vad är deklarationer för saknade kvitton?
Kvittodeklarationer för borttappade kvitton används för att bekräfta företagsutgifter när det ursprungliga kvittot saknas eller inte är tillgängligt. De fungerar som en intern redovisning för företagets bokföring och godkännandeprocesser, men de kanske inte accepteras av lokala skattemyndigheter som giltigt bevis på utgifter.
Så här fungerar funktionen för redogörelse för saknade kvitton
När funktionen är aktiverad kan teammedlemmar inte skicka in utgifter utan ett kvitto. När de väljer ”Inget kvitto” uppmanas de att leta efter sekundära underlag, till exempel en kopia av en faktura från handlaren eller ett bekräftelsemejl online.
Om de inte har något kommer teammedlemmar att uppmanas att skapa och signera en deklaration. De behöver beskriva vad de köpte och anledningen till att kvittot saknas.
Deklarations-PDF:er förseglas automatiskt med eSeal, vilket garanterar äktheten och integriteten hos dokumentens ursprung och innehåll efter att de har skapats.
Så här aktiverar du funktionen för kvittodeklaration för borttappade kvitton
För att aktivera denna funktion behöver du behörigheten Hantera utgifter. Om du har denna behörighet:
- Klicka på din profil
- Klicka på ”Inställningar” (du kan behöva scrolla ned)
- Klicka på ”Produkter”
- Välj ”Utgifter”
- Klicka på ”Obligatoriska fält”
- Välj ”Kräv kvitto” och slå sedan på ”Deklaration av saknat kvitto”
Undantag
Utgifter för avgifter och anspråk för milersättning omfattas inte av deklaration av saknat kvitto och kan skickas in utan kvitto.